所谓无纸化会议系统，是指基于局域网、专网或移动互联网的智能会议交互系统，使用现代通讯技术、音频技术、视频技术、软件技术，通过文件的电子交换实现会议的无纸化。其特征是：文化传输网络化，文件显示电子化，文件编辑智能化，文件输入输出可控化。核心功能主要是实现会议签到、人名导位、文件分发和上传、文件同步演示、投票表决，手写批注、呼叫服务、语音字幕显示，远程视频等功能。

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现在社会无纸化会议系统已经很流行了。早在2011年左右，一些政府部门已经安装了无纸化会议系统，随着这几年的发展，无纸化会议系统越来越普及，系统不断地完善，越来越人性化，用户习惯也培养起来了，已经被许多上市公司所接受、使用，在各类会议中起到不小的作用。

与传统会议相比，无纸化会议系统的使用不只只是达到节省资源的作用，更多的是能够省时省力。许多重要会议的资料，尤其是政府部门会议的资料，不仅数量很多，展示形式也很复杂，如果使用传统纸张会议，不仅需要消耗不少纸张，还很麻烦，会将时间浪费在一些与会议内容无关的琐事上，比如所有人都需要根据会议进度，翻找会议资料等。如果使用无纸化会议系统，只需要一个人快速地查找到所需的资料，然后投屏或者是发送给其他参与会议人员即可，方便快捷。

其次，无纸化会议系统的使用只需要在会议室显示终端，不需要将资料放在桌子上，看起来简洁美观。而且，无纸化会议系统有着一些传统会议所没有的特需功能，如指纹识别（签到）、刷卡、升降台、保密性强等。